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Allgemeines Facility Management

Facility Management
(.... was ist das ?? / .... warum brauche ich das ?? )


Das professionelle Management von Gebäuden und betrieblichen Infrastruktur ist ein wesendlicher Faktor für die Wertschöpfung und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.
Für das Facility Management gibt es bisher keine eindeutige Defination.
Das Facility Management ist die Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein anderes bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört.
In Erweiterung der bisherigen Praxis umfasst darüberhinaus alle Gewerke, die gesamte Wertentwicklung, sowie den gesamten Lebenszyklus.
Welche Ziele können mit Facility Management verfolgt werden?
Durch konsequente Umsetzung des Facility Management-Ansatzes lassen sich der Nutzen durch die Infrastruktur, insbesondere der Immobilien, erhöhen und der Aufwand reduzieren.
Der Nutzen eines Gebäudes besteht darin, den Menschen, die darin leben und arbeiten, ein Höchsmass an Schutz und Wohlbefinden zu geben, ihre Gesundheit zu bewahren und ihnen bestmögliche Arbeitsbedingungen zur Verfügung zu stellen.
Der Aufwand eines Gebäudes ist der Bedarf an Ressourcen: Zeit (für Planung, Errichtung, Unterhalt, Werterhaltung), Kapital, Menschliche Arbeitskraft, Natur (für Grundstück, Baustoffe, Energie).
Im Vordergund steht die Erwirtschaftung eines finanziellen Erfolgs, der Rendite und die Erhaltung der Gebrauch- und Funktionstauglichkeit der Immobilie. Aus der ganzheitlichen Betrachtung aller Aspekte im Lebenszyklus eines Gebäudesystems und der Nutzung aller Synergien lässt sich ein Mehrwert für Investoren und Nutzer schaffen. Der Mehrwert entsteht qualitativ aus höherer Produktivität des Wertschöpfungs- und Werterhaltungsprozesses und quantitiv durch Kostenreduktion. Zusätzlich ist eine flexible Anpasung an die Marktbedürfnisse, die sich in einer klaren Kundenorientierung widerspiegelt, realisierbar.
Unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten steht die Folgekostenbetrachtung von Investitionsentscheidungen, Gemeinkosteneinsparungen insbesondere durch Schaffung von Kostentransparenz und verursachergerechte Abrechnung der Kosten, z.B. durch Prozesskostenrechnung, an erster Stelle. Durch Erkennen von Zusammenhängen und durch gezieltes Controlling (Kennwertermittlung, Benchmarking) lassen sich z.B. bei der Energie- und Instandhaltungskosten die Betriebskosten senken.
Facility Management erfordert zuerst ein Umdenken: die bisherige Organisation muss geändert werden; bisher erfüllte Aufgaben müssen anders als bisher erbracht werden. Für derartige Aufgaben bieten sich regelmässig fremde Dienstleister (Outsourcing) an. Neben den erforderlichen Überlegungen bezüglich einer hieraus evtl. resultierenden Aufgabe von eigenen Kompetenzen, spielt auch die Tatsache eine Rolle, dass es noch wenig professionelles Facility Management-Personal gibt. Für die ganzheitliche Aufgabe des Facility Management stehen in der Praxis noch nicht Generalisten, sondern überwiegend Spezialisten zur Verfügung. Auch die Vorstellung, nur über den Einsatz von EDV Programmen, Facility Management einführen zu können, mag als Trugschluss enden.
In dieser Situation kann nur eine konsequente Umsetzung - evtl. unter Hinzuziehung von externen Beratern/Dienstleistern - sowie intere und externe Ausbildung und Qualifizierung auf allen Ebenen weiterhelfen.

FM - Ein Erfolgsfaktor für das Kerngeschäft
Nur wenn Ressourcen optimal genutzt, Prozesse effizient organisiert und die Controllinginstrumente gezielt eingesetzt werden, können sie die Produktivität und Wirtschaftlichkeit des Kerngeschäfts nachhaltig unterstützen.

Ganzheitliches Management mit Weitblick
In der unternehmerischer Planung mit dem Wirtschaftsgut Immobilie gewinnt der umsichtige Umgang mit Gebäuden und Ressourcen zunehmend an Bedeutung. Die Betrachtung des FM umfasst den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie, von der Konzeption und Realisierung über die Nutzung bis zum Rückbau. Ein langfristig orientiertes, vorausschauendes Bewirtschaftungskonzept (Masterplanung) ist die Basis für nachhaltiges Management. Der Schlüsselbegriff lautet Effizienzsteigerung. Der grösste Hebelarm liegt in der Flächenoptimierung sowie der konsequenten Ausrichtung der Supportprozesse auf deren Nutzer. Je höher der Professionalisierungsgrad, desto effizienter werden die Prozesse und somit die Funktionalität des FM.

Was ist Facility Management?
Bauleistungen, funktionale Ausschreibungen für Generalunternehmerverträge oder Dienstleistungen im klassischen Sinne werden in den meisten Fällen mit Leistungsverzeichnissen auf Basis von Einheitspreisen, entweder zum Festpreis oder auf Nachweis abgefragt. Häufig werden auf dieser Basis auch Leistungen im Gebäudemanagement (GM) und Facility Management (FM) ausgeschrieben. Hier stellt sich die Frage, ob dies die richtige und einzige Lösung ist, um solche Leistungen zu vergeben bzw. einzukaufen. Worin liegt zunächst der Unterschied zwischen GM und FM?

Gebäudemanagement umfasst nur die Nutzungsphase
Die Definition für das Gebäudemanagement nach VDMA 24196 lautet: "Gesamtheit der technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Leistung während der Nutzung von Gebäuden / Liegenschaften im Rahmen des Facility Managements. Hierzu gehören die Leistungen des technischen, kaufmännischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements sowie Planung, Organisation und Kontrolle im Zusammenhang mit der Objektbezogenen Durchführung." Ursprünglich wurde das Gebäudemanagement ausschliesslich herangezogen, um Betriebskosten mit folgenden Faktoren zu senken:
- Reduzierung des Energieverbrauches durch den Einsatz spezieller Energiesparprogramme sowie durch
Optimierung des Anlagebetriebs in Bezug auf den tatsächlichen Bedarf.
- Reduzierung von Instandsetzungskosten durch rechtzeitige Anlagewartung und frühzeitige Fehlererkennung.

Facility Management umfasst den gesamten Lebenszyklus
Die Begriffsdefinition nach VDMA 24196 lautet: "Gesamtheit aller Leistungen zur optimalen Nutzung der betrieblichen Infrastruktur auf der Grundlage einer ganzheitlichen Strategie."
Facility Management ist ein unternehmerischer Prozess, der auch durch die Integration von Planung, Kontrolle und Bewirtschaftung bei Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen (facilities) und unter Berücksichtigung von Arbeitsplatz und Arbeitsumfeld eine verbesserte Nutzungsflexibilität, Arbeitsplatzproduktivität und Kapitalrentabilität zum Ziel hat. "facility" kommt aus dem Englischen und bedeutet Leichtigkeit, Geschicklichkeit während die Pluralform "facilities" mit "Technische Gegebenheit, Einrichtungen, Anlagen, Möglichkeiten" übersetzt wird. Vom Ursprung her ist der "facilities manager" in den USA dem Liegenschafts- / Hausverwalter ähnlich.
FM bedeutet Konzeption, Planung und dauerhafte Bereitstellung sämtlicher Facilities termin- und kostengerecht in geforderter Qualität.

FM umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes. Es beginnt mit der Projektierung und endet mit der Verwertung oder Renovierung. Leistungen des FM werden in gebäudeabhängige und gebäudeunabhängige Leistungen unterteilt. Der Leistungskatalog des FM gliedert sich in drei Hauptsäulen:
- die Planung / Erstellung- das Gebäudemanagement
- Facility Management ist eine Dienstleistung


Die Bewirtschaftung von Facilities geschieht heute noch zu selten nach wirtschaftlichen und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausgerichteten Gesichtspunkten. Ineffizientes Betreiben und Verwalten von Liegenschaften in Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung verursachen aber gleichzeitig Kosten und bindet erhebliche Ressourcen und Kapital. Andererseits kann durch die Verwendung moderner Technik ein Gebäude "intelligent" werden.
- Beleuchtung in Abhängigkeit von verfügbarem Tageslicht.
- Steuerungsanpassungen der Klimaanlagen


Bei den Betreibern von Immobilien existiert nur ein geringes Bewusstsein dafür, dass 80 - 90 % der Life-Cycle-Kosten eines Gebäudes in der Nutzungsphase entstehen, z.B. durch Hypothekarzinsen, Miete, Umnutzung, Versicherungen, Steuern, Energie, Wartung, Instandsetzung, Gebäudeunterhalt, Gebäudereinigung und Sicherheitsdienste etc.
Die Fachliteratur führt aus, dass nach ca. vier Jahren bei einer Nutzungsdauer von 20 Jahren die Betriebskosten die Investitionskosten übersteigen und dass die durch FM realisierbaren Kostensenkungen bis zu 25% betragen. Zuwenig wird von Architekten und Bauplanern berücksichtigt, dass bereits bei de Projektentwicklung die Weichen für die Effizienz der Bewirtschaftung gestellt werden.

Facility Management steht für die Analyse und Optimierung aller kostenrelevanter Vorgänge rund um ein Gebäude, ein anderes bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört.
FM umfasst Sachmittel und Dienste, die erforderlich sind, Mitarbeiter in ihren Kerngeschäften zu unterstützen.
FM muss als Dienstleistung verstanden werden und bedeutet:
Konzeption, Planung und dauerhafte Bereitstellung sämtlicher Facilities termin- und kostengerecht in geforderter Qualität.

FM ermöglicht frühzeitige, gezielte und umfassende Informationen der Entscheidungsträger Es werden auch solche Informationen verarbeitet, die im Augenblick unwichtig erscheinen, aber für später zu treffende Entscheidungen notwendig sein können. Dieses Vorgehen ermöglicht beim Bau und Betrieb eines Gebäudes strategisches und kostenbewusstes Handeln. Vorteile sind vor allem auch in den erzielbaren Kosteneinsparungen zu finden. Dabei kann man in quantifizierbare und nicht quantifizierbare Kosten unterteilen.

Quantifizierbare Kosten:
- Einsparpotential bei der Wartung
- Einsparpotential bei der Instandhaltung
- Einsparpotentiale im Energiebereich
- Einsparpotentiale bei der Umnutzung


Nicht qualifizierbare Kosten:
- Reduktion der Sekundärprozesse
- schnellere Entscheidungsabläufe
- weniger Routinearbeiten
- systematisches Arbeiten
- zufriedene und motivierte Mitarbeiter und Kunden


Facility Management fokussiert den Kunden und dessen Unternehmerstrategie, die der FM-Dienstleister zusammen mit dem Kunden verbessern möchte. Hierzu dienen die Instrumente ganzheitlicher Betrachtung aller Unternehmerprozesse und -essourcen. FM wird für den Auftraggeber gemacht. Sein direkter Vorteil sind Einsparungen durch präventive Instandhaltung. Einsparungen durch Schwachstellenanalyse, Einsparungen von Energie durch Optimierungsmassnahmen und Kostenverfolgung sowie die optimierte Einbeziehung eigener Kapazitäten in der Instandhaltung, wenn FM aus dem eigenen Haus kommt. Zu den indirekten Vorteilen gehört eine höhere Anlagenverfügbarkeit und motivierte Nutzer und Mitarbeiter.

Durch FM sind die Entscheidungsträger im Unternehmen in der Lage, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und die Bewirtschaftung der Gebäude spezialisierten Fachleuten zu überlassen und deren Know-how zu nutzen.

Es ergeben sich
- ein technisches, kaufmännisches und infrastrukturelles Management aus einer Hand (im Sinne von
  Kompetenzzentren)

- nur ein Ansprechpartner für den Auftraggeber (Face to Face to the Customer)
- Kostenreduktion und Kostentransparenz
- keine Schnittstellenprobleme
- eindeutige Regelung der Verantwortlichkeit
- keine Doppelbetreuungen


Ein weiterer Vorteil des FM ist die Werterhaltung bzw. die Wertsteigerung der Immobilie.
Soll ein Gebäude im Rahmen eines FM-Auftrages betrieben werden, muss sich der Auftragnehmer zu Nutzung aller Vorteile schon vor Errichtung einer Immobilie, nach Möglichkeit zum Beginn der Planung, entscheiden. Den Planungsbeteiligten kommt somit eine grosse Beratungsverantwortung zu. Bei bestehenden Immobilien oder Anlagen existieren häufig nur noch begrenzte Möglichkeiten für einen ganzheitlichen Ansatz und ein umfassendes FM-Konzept, obgleich ein sinnvolles GM auch dann noch implementiert werden kann.

Ausschreibung und Vergabe von FM und GM-Leistungen
In der Praxis ist es äussert schwierig Facility Management Leistungen in Form von Tabellen und Leistungsbeschreibungen abzubilden. Es handelt sich nicht um eine Bauleistung, die man immer und überall zum ungefähr gleichen Preis anbieten und ausführen kann. FM ist in erster Linie eine Leistung der Beratung und basiert auf Vertrauen zwischen Kunden und Dienstleister.

Oftmals werden Planer und Bauherren in die Verlegenheit gebracht, Beratungsleistungen für FM anzubieten.
Damit die Dienstleistung im FM messbar bleiben und beide Partner unter der definierten Leistung (Service Level Agreement) das gleiche verstehen, bedarf es eines Vertrages, der die spezifischen Randbedingungen des FMs berücksichtigt. Über die Haftungsfrage lässt sich keine generelle Aussage machen, da diese individuell vom jeweiligen Vertrag abhängig ist. Hier herrscht eine vollständige Vertragsfreiheit, die lediglich in der Sittenwidrigkeit ihre Grenzen findet. Da eine vertragliche Bindung immer klarer ist, wenn möglichst Wenige am Vertrag beteiligt sind, sollte das Vertragsverhältnis auf FM-Dienstleister und FM-Kunden beschränkt sein. Dieser wird gemeinsam in einem interativen Prozess entwickelt.

Wie wird FM vergütet?
Die Honorierung einer FM-Dienstleistung stellt sich als äusserst schwierig dar. Auch hier können unterschiedliche Regelungen zwischen den Vertragsparteien vereinbart werden.

Dies kann z.B. eine Beteiligung an der tatsächlich erwirtschafteten Ersparnis oder einer Bonus/Malus-Regelung bei Erreichen bzw. Nichterreichen des prognostizierten Ergebnisses sein.

Ist das Ziel vorrangig Kosteneinsparnis und die Vergabe kleinerer Dienstleistungen, dann kann eine Ausschreibung eine Möglichkeit sein. Aber auch hier soll darauf geachtet werden, dass die Leistung klar und vollumfänglich beschrieben wird. Leistungsverzeichnisse, in denen nur Massen und Zyklen hinterlegt sind, um eine Leistung zu bepreisen, machen noch kein GM bzw. FM. Sind Nachhaltigkeit und optimale Ausnutzung vorhandener Geschäftsressourcen das Ziel, kann eine Ausschreibung möglicherweise der falsche Weg sein. Um ein optimales Ergebnis für die Partner zu erreichen, ist es wichtig, dass die gemeinsam definierten Ziele erreichbar sind und umgesetzt werden.

Abschliessend kann zusammengefasst werden, dass Kostenreduktion, Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung in vielen Bereichen wichtige Schlüssel zu erfolgreichem Handeln sind.
FM trägt dazu einen entscheidenden Anteil bei. Ziel muss es sein, auch diesen Gedanken auf die Immobilienwirtschaft zu projizieren, damit auch hier eine höhere Effektivität erreicht wird und so Kapitalressourcen nachhaltig erschlossen werden.

 
 
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